La réussite d’un congrès réside dans le mariage de facteurs clés tels que les infrastructures, l’accessibilité, les savoir-faire événementiels et l’environnement. Les 120 centres de congrès, 80 parcs d’exposition, 650 TGV quotidiens, les aéroports internationaux de France vous offrent les conditions idéales pour organiser votre évènement professionnel.
La réalisation d’un congrès n’est pas une tâche à prendre à la légère : organisation et rigueur, créativité et empathie, les détails ne doivent pas être laissés pour compte, il faut penser à tout !
Le choix d’une ville attractive, dans laquelle vous retrouverez les équipements nécessaires, mais qui vous séduira aussi par une identité qui lui est propre est une première étape. Vérifiez l’accessibilité et les possibilités de déplacements de vos invités pour leur assurer une arrivée sereine.
Déterminer le nombre de participants et choisir un espace réceptif ayant la capacité d’accueil adéquate dans un deuxième temps. Vérifier la capacité de la salle, sa disposition, son équipement et les services inclus dans la prestation, vous permettront d’établir un premier budget, mais surtout votre charge de travail pour la suite de l’organisation.
Il faut veiller à s’entourer des bons prestataires pour un service de qualité vous permettant de profiter de votre congrès en toute tranquillité : agences évènementielles, agences d’hôtesses, personnel de sécurité, services techniques, photographes, interprètes et personnels spécialisés pour les handicapés… il faut s’assurer que la prestation du congrès soit complète pour le confort de chacun.
Déterminer le programme de la soirée et le récapituler dans une roadmap (ou feuille de route) permet de suivre l’évolution de l’organisation et d’optimiser la production : temps d’accueil, début de la plénière, dîner, animations… tout doit y être spécifié pour une visibilité complète sur l’évènement.
Pour que les invités soient comblés, il faut prévoir si nécessaire les besoins hôteliers : hébergement, restauration, et même taxis.
Enfin, communiquer auprès des invités sur l’évènement par publipostage ou e-mailing. L’invitation devra indiquer le lieu et l’heure de rendez-vous, un plan d’accès, le déroulement de la soirée. Mettre en place un coupon réponse pour valider le nombre de participants et récolter des informations (nom, prénom, entreprise, statut, mail…) pour qualifier vos bases de données. Penser surtout à les remercier de leur participation une fois le congrès passé.
Vos invités sortiront le sourire aux lèvres, et ressasseront un moment agréable, c’est garanti !
Nichée au cœur du massif du Mont Blanc, Chamonix développe le tourisme d’affaires depuis plus de 30 ans et s’attache à l’amélioration permanente de son offre.
Pouvez-vous présenter Chamonix Congrès ?
Le Bureau des Congrès dépend de l’Office de Tourisme. Il est en charge de la promotion du Tourisme d’Affaires dans la vallée de Chamonix et de l’organisation logistique complète des congrès, colloques et conventions dont il assure également le réceptif. Il a aussi pour mission de gérer le Centre des Congrès Le Majestic. Son équipe, riche d’une expérience de plus de 20 ans, permet aux organisateurs d’événements de bénéficier d’un interlocuteur privilégié.
Votre situation géographique est elle un avantage ?
De quelle façon ?
Oui, car au cœur des Alpes du Nord, nous sommes au carrefour de la Suisse et de l’Italie. Chamonix est donc la station de montagne la mieux desservie par le réseau autoroutier. L’aéroport international de Genève ainsi qu’une gare TGV (liaison directe depuis Paris en 3 heures) sont à 90 km et desservis par de nombreuses liaisons. Ensuite, l’environnement exceptionnel qui nous entoure offre un cadre unique aux événements professionnels et permet de multiples activités en toutes saisons. Chamonix, en effet, vit toute l’année, caractéristique rare en montagne.
Comment vous différenciez vous de la concurrence et quels sont vos objectifs ?
Nous avons la chance de vivre dans un environnement naturel grandiose, connu. dans le monde entier. Nous voulons en partager les richesses et les valeurs. C’est un terrain de jeux et de découvertes grandeur nature, pour les sportifs comme les contemplatifs ; pour certains, Chamonix est la capitale du ski et de l’alpinisme, mais c’est avant tout une terre de vibrations et d’émotions intenses, pour tous.
Nos structures d’accueil sont également un atout : un centre des congrès historique de 10 salles en plein cœur de la station avec une capacité en plénière de 400
personnes ; un parc hôtelier de qualité avec 2000 chambres et de nombreux établissements disposant d’espaces séminaires performants: un casino, une vie locale
riche en événements et de nombreuses distractions.
Notre valeur ajoutée réside enfin dans la prise en charge personnalisée de chaque événement et dans un investissement total avec les organisateurs de congrès : gestion logistique, administrative, financière, gestion des inscriptions individuelles (possibles en ligne), réceptif et permanence tout au long de la manifestation. Notre objectif est celui de tout bureau des congrès : être à l’écoute des organisateurs, établir une véritable relation basée sur l’efficacité et la confiance réciproque, fédérer les acteurs locaux autour d’une déontologie commune visant la qualité, asseoir la notoriété de Chamonix comme destination congrès, donner l’envie de venir… et de revenir !
Quelle est votre principale nouveauté pour 2011 ?
Nous avons récemment intégré HCCE, Historic Conference Centres of Europe. Les caractéristiques architecturales uniques de notre centre des congrès, conjuguées à sa rénovation en 2010, nous ont permis cette candidature basée sur des critères rigoureux. HCCE ne compte que 26 membres à travers 14 pays européens, dont seulement 2 en France : Pau et Chamonix. Cette distinction nous permet de mettre en valeur notre patrimoine, d’intégrer un nouveau réseau et récompense notre travail visant une amélioration permanente de notre offre MICE.
Renseignements et informations
www.congres-chamonix.com
congres@chamonix.com
Téléphone : 04 50 53 75 50
Promotion Congrès/Séminaires: cathy.didier@chamonix.com
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